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Evento corporativo: 9 pasos fundamentales para crear un presupuesto integral (Parte 1-2)

Evento corporativo ¿Cómo crear un presupuesto integral?

Evento corporativo: Conoce como obtén un presupuesto integral que haga inolvidable tu evento 

Bien sabemos que crear un presupuesto integral para un evento corporativo es una de las cosas más complejas dentro de nuestro trabajo. 

Es sin duda un dolor de cabeza el poder mantener un presupuesto corporativo actualizado, pero no debe ser así. En este blog te ayudaremos a convertirte en un profesional para crear presupuestos integrales de eventos que te sirvan para llevar a cabo tus planes. 

Para crear un presupuesto integral para un evento corporativo debes considerar estas 9 partes: 

Evento corporativo ¿Cómo crear un presupuesto integral?

1. Para crear un presupuesto integral para un evento corporativo determina los objetivos

Al momento de crear un presupuesto integral para un evento corporativo, es necesario plantear objetivos claros, además de un presupuesto establecido. 

2. Estima los ingresos que va a tener tu evento corporativo

Para que puedas darte una idea de los ingresos que puede llegar a tener tu evento, te mencionamos algunos ejemplos. 

  • Venta de entradas para eventos
  • Ingresos por patrocinio
  • Ingresos del expositor
  • Mercancías
  • Venta de comida y bebida
  • Otros ingresos (por ejemplo, eventos complementarios).

La estimación de estas ventas pueden variar según el tiempo que falte para el evento corporativo. 

Por lo que mientras más tiempo, más impreciso puede ser el cálculo. Cabe mencionar que los presupuestos que hagas de las ventas podrían verse afectados por factores internos o externos, así que tómalo en cuenta. 

3. Ubica y revisa todos y cada uno de los gastos que tengas

Para crear un presupuesto integral para un evento corporativo es importante que puedas identificar los gastos que tendrás, desde el inicio del evento hasta los detalles más mínimos. 

Una vez teniendo los costos probables divídelos:

  • Costos fijos:

Son aquellos que no cambiarán sin importar el número de asistente ejemplo, alquiler de salas, equipo audiovisual, marketing, espacio de oficina, salarios

  • Costos variables:

Son los que varían según el número de asistentes, ejemplo, costos de catering, costos de impresión , tarifas de inscripción y cargos por asistente)

Este paso es sin duda uno de los más tediosos, por lo que te sugerimos asegurar proveedores, para que de esta forma la forma de trabajo sea la misma así como los métodos de trabajo.

4. Mide el ROI desde el primer momento

Ocupa la tecnología a tu favor y desde el primer instante empieza a controlar cuántos registros se van haciendo e inclúyelo en tu presupuesto. Asegúrate de lograr un punto de equilibrio en todas las áreas de tu evento 

5. Al crear un presupuesto integral para un evento corporativo debes planear hasta los imprevistos.

Es importante que todo lo que se lleve a cabo en el evento corporativo esté dentro del presupuesto del mismo, es terrible tener la sensación de que ya sobrepasaste tu presupuesto. 

Por lo que es importante considerar un monto o un porcentaje sobre el valor del evento, dependiendo de el tamaño este puede ser del 1% – 25% 

Si te interesa saber el resto de los pasos, mantente atento a nuestro blog para la segunda parte.

También te invitamos a leer: Eventos corporativos: 5 cosas que pueden salir mal y cómo evitarlas