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Eventos corporativos: 5 cosas que pueden salir mal y cómo evitarlas

Eventos corporativos: 5 cosas que pueden salir mal y cómo evitarlas

Si algo nos dejó el 2020 es que no importa lo bien que puedas eventos corporativos, siempre habrá ciertas circunstancias que están fuera de nuestro control.

Lo ideal es que seamos conscientes de este tipo de situaciones y estemos preparados para lo peor, esto no solo nos ayudará a identificar posibles problemas, si no que también nos ayudará a darle una solución rápida y efectiva.

Eventos corporativos: 5 cosas que pueden salir mal y cómo evitarlas

5 problemas que todos los eventos corporativos sufren y cómo darle solución.

1.- Ausentismo

 Uno de los inconvenientes más decepcionantes para tus eventos corporativos es que nadie se presente. Es frustrante ya que todo el dinero y el tiempo invertido en llevarlo a cabo se habrá ido a la basura. Un nivel de ausentismo común ronda el 20%, ya que siempre habrá gente que no habrá podido asistir por X o Y razón.

Pero para evitar una habitación totalmente vacía tenemos que estar en constante comunicación con los asistentes, en especial si  se trata de un evento pequeño. Mandar un e-mail o un mensaje de texto una vez cada cierto tiempo para recordarle la fecha del evento a los participantes es una buena forma de evitar el ausentismo total.

2.- Mal clima

No hay nada peor que ver pronósticos del clima en las noticias que anuncian un cielo despejado y mucho sol para toda la semana y ver que (para nuestra mala suerte) el día de nuestros eventos corporativos se cae el cielo.

El clima puede ser sumamente impredecible a veces y no hay nada que podamos hacer al respecto más que estar preparados, en especial si el lugar donde se llevará a cabo el evento es al aire libre. Asegurarnos de tener un plan B; ya sea una lugar para eventos que esté techado o una carpa que pueda ser colocada en caso de que el clima enloquezca. 

3.-Problemas técnicos

Vivimos en un mundo donde dependemos en exceso de la tecnología, por lo que un problema técnico en un momento desafortunado supone un gran problema para nuestro evento corporativo. Ya sea que el micrófono con el que se dará un discurso no sirve de forma adecuada o los servidores de la plataforma virtual donde llevarías a cabo tus eventos corporativos cayeron.

La solución para este tipo de situación es hacer muchas pruebas, una y otra vez antes del evento para asegurarnos de que todo funcione de forma óptima en el momento indicado. 

4.- Aglomeraciones

Llegar a un evento donde hay largas aglomeraciones de gente que se mueve muy lentamente es algo que puede llegar a desesperar a más de uno. Lo ideal es que todo se mueva de forma ágil y sincronizada para dar una mejor experiencia a los asistentes de tus eventos corporativos, para lograr esto lo ideal es que se mantenga un registro de los boletos vendidos.

Saber el número de personas que asistirán a tu evento ayudará a evitar aglomeraciones, largos tiempos de espera y que las instalaciones son las adecuadas.  Pero también no olvides mantener las medidas de distanciamiento social.  

5.- Ausencia de tus colaboradores

Esta es una de las más difíciles, pero también nos recuerda que por mucho que planeemos o calculemos siempre habrá inconvenientes que pueden afectar negativamente nuestros eventos corporativos. 

Ya sea que el servicio de catering te quedo mal, el equipo de entretenimiento dio positivo a COVID-19 o cualquier otra razón, siempre es bueno tener un plan de respaldo que nos ayude en las peores situaciones posibles. 

Lo ideal es estar en constante comunicación con los colaboradores cada cierto tiempo.

De esta manera, nos aseguramos de que no hay ningún percance y para asegurarnos aún más también sería buena idea añadir alguna cláusula a su contrato que estipula que cualquier cancelación debe ser avisada 24 horas antes del evento, esto nos dará tiempo de poder improvisar en el último momento. 

Por nuestra parte, esperamos que estos tips sean de utilidad para prepararte para cualquier eventualidad en tu evento corporativo, te deseamos mucha suerte y éxito. Si estás interesado en conocer más tips e información de cómo organizar eventos te recomendamos que visites Keyboo.