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Agencia de eventos: 8 preguntas clave que debes conocer

Agencia de eventos: 8 preguntas clave que debes conocer

Al contratar una agencia de eventos se deben de tener en cuenta muchos factores, en especial si lo que necesitas es organizar un evento virtual de calidad, a pesar de que existen múltiples factores que intervienen para que este sea un éxito, uno de los más importantes siempre será la plataforma de gestión de eventos.

Una agencia de eventos debe conocer cuál de las múltiples plataformas de gestión es la ideal para el giro de tu evento, por esta razón es indispensable que al momento de contratar a tu agencia sepas qué preguntas hacer con el fin de medir su experiencia en el área y así asegurar el éxito de tu evento.

Agencia de eventos: 8 preguntas clave que debes conocer

A continuación de compartimos 8 preguntas clave que debes conocer sobre las plataformas de gestión de eventos antes de contratar a una agencia.

1.- ¿La plataforma virtual se acopla a las necesidades de mi evento virtual?

Esta pregunta es básica, tu agencia de eventos debe justificar por qué cree que la plataforma que se utilizará es la adecuada, ya que cada una es diferente y tiene más o menos funciones dependiendo las herramientas con las que cuente.

2.- ¿Cuál es el alcance de la prueba gratuita?

Tu agencia de eventos debe informarte sobre la prueba gratuita de cada software y explicar sus características, dentro de estas debes preguntar por el alcance de las funciones y el número máximo de miembros que pueden estar al mismo tiempo en ella.

3.- ¿El software permite la personalización?

Pregunta a tu agencia de eventos que tan personalizable es la plataforma que te recomiendan utilizar, ya que el branding se ha vuelto un factor muy importante al momento de organizar eventos, por ello, revisa las características de marca de la plataforma en cuestión y asegúrate de que cumpla con tus necesidades.

4.- ¿Qué tipo de análisis puede generar la plataforma?

No hay nada más valioso que la información que obtengas de tu público, por eso, al analizar opciones de plataformas pregunta a tu agencia de eventos que tipo de datos puede recopilar cada una de las opciones que tienen para ti con el fin de comparar cuál te servirá para recopilar la información que necesitas.

5.- ¿Tiene funcionalidad de Networking?

Un valor agregado que puedes brindar a tus asistentes es el networking, muchas personas asisten a este tipo de eventos solo con el fin de crear redes de contacto, pregunta a tu agencia de eventos si las plataformas que te proponen le permitirán a tu público participar de un networking cómodo.

6.- ¿La plataforma es segura?

Hoy en día este es un factor importantísimo al momento de organizar un evento virtual, no puede haber errores en cuestión de seguridad de los datos de tus asistentes, pregunta a tu agencia de eventos que tan seguras son las plataformas y de qué manera protegen la información de los invitados.

7.- ¿Dónde se almacena la información del evento?

Opta por elegir una plataforma donde los datos queden guardados en una nube, ya que es muy seguro, pregunta a tu agencia de eventos cuál es la mejor opción, ya que al contar con esta característica podrás tener tu información en el momento que desees.

8.- ¿La plataforma ofrece soporte técnico en vivo?

Casi todas las plataformas ofrecen soporte, pero no todas en vivo, asegúrate de que al elegir tu plataforma ésta cuente con este servició, ya que si existe algún fallo podrás resolverlo rápidamente.

¿Aún tienes dudas sobre las plataformas de gestión de eventos? Te recomendamos visitar Keyboo para ponerte en contacto con profesionales del área que te ayudarán a resolver todas tus dudas.